Questions fréquentes

Vous pouvez consulter ici les questions fréquemment posées du canal de signalement anonyme d' ESPUÑA.

01-Qu'est-ce que le canal de plaintes ESPUÑA?

C'est un moyen de communication qu'ESPUÑA met à la disposition de tous les groupes définis ayant accès à ce canal. Grâce à ce support, vous pouvez envoyer des communications faisant référence aux domaines d'application du Code d'éthique ou de toute autre politique et réglementation interne d'ESPUÑA. Une série de catégories ont été définies qui permettent de classer les communications par zone, facilitant ainsi leur gestion et le remplissage des formulaires de collecte de données.

02-Quels types de crimes puis-je signaler?

Les infractions pénales établies tant par le Code pénal espagnol que par les réglementations des autres pays dans lesquels ESPUÑA opère, qui sont commises par un représentant légal ou un employé, au profit direct ou indirect d'ESPUÑA. Tels que : les délits de découverte et de divulgation de secrets, la corruption commerciale, le trafic d'influence, le harcèlement ou les délits contre l'intégrité morale, entre autres.

03-En cas d'urgence, dois-je utiliser ce canal ?

Non, ce canal n'est pas conçu répondre aux urgences. Dans ce cas, contactez les autorités ou les services d'urgence.

04-Qui gère les réclamations?

Le comité d'éthique. Les membres du Comité d'Éthique engagent les enquêtes correspondantes. Si cela s’avère nécessaire, la recherche est externalisée. Les personnes impliquées dans l'enquête sont également soumises au devoir de confidentialité et à la politique de confidentialité.

05-Qui gère le canal des réclamations ?

La Chaîne est gérée par des spécialistes de la Conformité Réglementaire des sociétés ESPUÑA ayant accès à la Chaîne, avec la collaboration, si nécessaire, d'experts externes.

07-Quand recevrai-je une réponse à ma plainte ou à ma question ? Quel est le délai de résolution?

Le Comité d'Éthique communiquera l'acceptation de la plainte/requête dans un délai maximum de 7 jours. Le délai de résolution des requêtes sera de 90 jours au maximum, à moins que la complexité du cas n'exige un délai plus long justifié.

08-Que se passe-t-il si, plus tard, le contenu d’une plainte s’avère faux?

L'important est d'agir de bonne foi et d'avoir des raisons de croire que les faits rapportés sont vrais. ESPUÑA ne s’attend pas à ce que le lanceur d’alerte enquête sur les faits. Le Comité d'Éthique est celui qui doit assumer cette fonction. Si l’enquête conclut qu’aucune violation n’a eu lieu et que l’auteur de la notification a agi de bonne foi, il ne doit craindre aucun type de représailles.

09-Pourquoi dois-je signaler ce que je sais?

L'intégrité, la responsabilité et la transparence sont des valeurs fondamentales pour ESPUÑA. Nous avons l’obligation de connaître et de comprendre notre code d’éthique. Nous avons également la responsabilité de signaler toute violation possible de notre Code.

10-J'ai perdu le code d'accès pour vérifier l'état de la réclamation, que puis-je faire ?

Malheureusement et pour des raisons de sécurité, seul le lanceur d’alerte connaît votre code d’accès et votre mot de passe. Si vous en perdez un, vous ne pourrez pas donner suite à la communication, cela ne veut pas dire que la communication ne continue pas son cours, cela signifie simplement que vous ne pourrez pas voir comment elle évolue, ni fournir plus d’informations si l’entreprise l’exige.

11-L'anonymat est-il garanti dans la plainte?

Lors du processus de déclaration, vous pouvez décider de communiquer ou non vos données personnelles. Si vous choisissez de ne pas le faire, vous devrez établir votre propre surveillance via le canal de reporting pour voir les progrès et la résolution. La chaîne vous proposera un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accéder à l'avancement de la plainte. La chaîne est indépendante de l'entreprise et n'enregistre pas d'informations sur l'IP à partir de laquelle elle se connecte.

12-Comment puis-je accroître l'anonymat lors d'un signalement ?

Voici quelques conseils pour obtenir un anonymat maximum, en plus d'informer que le rapport est anonyme :

  • Assurez-vous que la description de la communication n'inclut pas d'informations permettant de vous identifier facilement. Il en va de même pour les documents que vous joignez comme preuves possibles.
  • Ne faites pas de rapport depuis un ordinateur connecté au réseau de l'entreprise, y compris un téléphone mobile connecté au Wi-Fi de l'entreprise. Report2box n'enregistre pas d'informations, mais avant d'atteindre nos systèmes, elle doit passer par les systèmes de contrôle eux-mêmes tels que les proxys ou les pare-feu et il peut y avoir des configurations qui lui permettent de savoir à quels services elle se connecte.
  • Vous pouvez utiliser le navigateur open source TOR, qui anonymise l'adresse IP.

13-Existe-t-il un code permettant d'examiner les comportements à signaler ?

Ouais. Vous pouvez consulter la politique d'information du système interne pour obtenir les informations les plus récentes ici.

14-Comment les données personnelles sont-elles traitées?

Conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur sur la protection des données, les sociétés qui composent ESPUÑA ayant accès à la Chaîne sont responsables du traitement, de la gestion et du stockage des données personnelles de toutes les personnes impliquées dans les demandes et réclamations. Ces derniers ainsi que les experts externes engagés respectent les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité des données et empêcher leur altération, perte et traitement ou accès non autorisés. La plateforme est conçue pour appliquer la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles, notamment l'article 24, sur les canaux de signalement.

15-Où est la plateforme qui gère la chaîne?

Le canal des réclamations fonctionne sur une plateforme externe. Cette entreprise reçoit les plaintes et les envoie automatiquement à l'entreprise pour évaluation. Les serveurs sont dans des CPD sur le territoire européen. Vos données sont cryptées pour minimiser les risques d'intrusion.